Kepmenkes RI No. 1027 tahun 2004 menyebutkan
bahwa untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian, pengadaan sediaan farmasi harus dilakukan
melalui jalur resmi. Pengadaan di apotek dapat dilakukan dengan beberapa cara,
di antaranya
1) Pengadaan dalam jumlah terbatas
Pengadaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka
pendek, misalnya satu atau dua minggu. Pengadaan ini dilakukan apabila modal
yang tersedia terbatas dan distributor atau Pedagang Besar Farmasi (PBF) berada
di dalam kota, sehingga selalu siap melayani dan barang dapat segera dikirim.
2) Pengadaan secara spekulasi
Pengadaan ini dilakukan dalam jumlah yang lebih besar
dari kebutuhan. Untuk mengantisipasi akan adanya kenaikan harga dalam waktu
dekat atau karena ada diskon atau bonus untuk pembelian besar dalam jumlah tertentu.
3) Pengadaan terencana
Cara pengadaan ini berkaitan dengan pengendalian
persediaan barang yang dilakukan dengan cara membandingkan jumlah pengadaan
dengan penjualan tiap kurun waktu.
4) Pengadaan secara intuisi
Cara ini dilakukan pada sediaan farmasi yang diperkirakan
akan mengalami peningkatan permintaan dalam kurun waktu tertentu, misalnya
karena adanya pengaruh wabah penyakit seperti demam berdarah.
5) Konsinyasi
Pengadaan dengan cara konsinyasi yaitu pemilik barang
menitipkan barang kepada apotek. Apotek hanya membayar barang yang terjual,
sedangkan sisanya dapat dikembalikan atau diperpanjang masa konsinyasinya. Cara
seperti ini biasanya dilakukan pada produk baru. Berdasarkan cara pembayaran
yang dilakukan, maka pengadaan barang dapat dikelompokkan menjadi
a) Pengadaan
secara tunai (cash on delivery) pembayaran dilakukan secara langsung.
b) Pengadaan
secara kredit, pembayaran dilakukan setelah faktur jatuh tempo.
Hal yang harus diperhatikan dalam hal pengadaan sediaan
farmasi, antara lain
a) Berasal
dari sumber yang resmi.
b) Berdasarkan buku defekta (keterangan
persediaan sediaan farmasi yang habis atau menipis)
c) Rencana
anggaran belanja.
d) Pemilihan
PBF yang sesuai.
e) Untuk pemilihan PBF, beberapa hal yang
harus diperhatikan, yaitu Diskon
yang ditawarkan, Bonus pembelian, Jangka
waktu pembayaran, Pelayanan yang baik, benar dan
cepat, Kemudahan pengembalian sediaan farmasi yang mendekati
kadaluwarsa dan Terjamin kualitas produknya.
Proses pengadaan barang untuk keperluan apotek dilakukan
melalui beberapa tahapan, yaitu :
a) Pengecekan barang
Dari buku defekta, dapat diketahui sediaan farmasi yang
habis atau menipis. Apabila persediaan di ruang racikan telah habis, dapat
diambil dari gudang, dan apabila persediaan di gudang juga sudah habis, baru
dilakukan pemesanan.
b) Pemesanan
Pemesanan sediaan farmasi dilakukan
berdasarkan buku defecta. Pemesanan ke PBF biasanya dilakukan melalui salesman dengan membuat Surat Pesanan (SP).
SP memuat nama dan jumlah sediaan farmasi yang dipesan, ditandatangani oleh
APA. Dibuat rangkap tiga dengan perincian lembar ke-1 dan ke-2 untuk PBF, dan
lembar ketiga untuk apotek sebagai arsip pada bagian pengadaan. Apabila APA
adalah sekaligus PSA maka dapat digunakan satu rangkap SP. Setelah SP diterima
oleh PBF, barang akan dikirim ke apotek.
c) Penerimaan
barang
Setiap pengiriman sediaan farmasi yang
dipesan, disertai faktur rangkap empat (2 lembar untuk PBF, 1 lembar untuk
penagihan dan 1 lembar untuk apotek) dan SP yang ditandatangani oleh APA.
Barang yang datang dicocokkan dengan SP, bila sesuai akan ditandatangani oleh
APA atau AA disertai dengan nomor Surat Ijin Kerja dan diberi stempel apotek
sebagai bukti sediaan farmasi telah diterima dan bila tidak sesuai segera
dikembalikan ke PBF pengirim. Untuk obat dengan tanggal kadaluwarsa dibuat
perjanjian pengembalian obat ke PBF yang bersangkutan dengan batas waktu sesuai
perjanjian.
d) Pencatatan
Faktur dari PBF disalin dalam buku penerimaan, ditulis
nama PBF, nama sediaan farmasi, jumlah, harga satuan, potongan harga, nomor
batch dan tanggal kadaluwarsa. Setiap hari dilakukan pencatatan penerimaan
sehingga dapat diketahui berapa banyak hutang setiap harinya. Berdasarkan
catatan ini harus diwaspadai agar jumlah pengadaan tiap bulan tidak melebihi
anggaran yang telah ditetapkan, kecuali bila ada kemungkinan terjadi kenaikan
harga (spekulasi dengan membeli obat-obat fast
moving). Faktur diserahkan ke bagian administrasi untuk diperiksa sekali
lagi, lalu dibendel dalam map
tunggu sampai jatah waktu inkaso atau pembayaran.
e) Pembayaran
Faktur yang sudah jatuh tempo dikumpulkan dalam tiap
debitur, masing-masing dibuatkan bukti kassa keluar (bukti pembayaran) kemudian
diserahkan ke bagian administrasi keuangan untuk kemudian ditandatangani
sebelum dibayarkan ke PBF.
0 comments:
Post a Comment